Co zatem konkretnie powinno znaleźć się w protokole zdawczo-odbiorczym lokalu?
Przede wszystkim, należy pamiętać, aby sporządzić protokół w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien określać dzień i miejsce jego sporządzenia, adres przekazywanej nieruchomości, odniesienie do aktu notarialnego, na podstawie którego nieruchomość została zbyta lub do umowy najmu w przypadku wynajmowania lokalu. W protokole powinno znaleźć się miejsce na podpisy dla obu stron, które poprzez podpisanie protokołu potwierdzą prawdziwość zawartych tam informacji. Warto również umieścić dane kontaktowe do obu stron wraz z numerami telefonów, które w razie problemów z lokalem umożliwią łatwy kontakt.
Następnie w protokole zdawczo-odbiorczym powinien znaleźć się opis stanu technicznego nieruchomości, poczynając od podłóg, ścian, okien, instalacji znajdujących się w lokalu, aż do opisu i stopnia zużycia mebli oraz sprzętów, w sytuacji gdy lokal będzie najmowany wraz z meblami. Istotne, aby każde z pomieszczeń, z których składa się lokal zostało precyzyjnie opisane, tak aby ewentualnych wątpliwości i sporów między stronami transakcji. Opis można uzupełnić fotografiami pomieszczeń, mebli i sprzętów (wydrukowanymi lub na płycie CD), które będą stawiły załącznik do protokołu. W tym miejscu należy również wskazać ewentualne uszkodzenia bądź wady rzeczy znajdujących się w lokalu. Właściwe sporządzenie listy mebli pozwoli na uniknięcie roszczeń nabywcy lub najemcy mieszkania związanych z wykryciem usterek mieszkania po tym jak klucze do lokalu zostaną mu przekazane.
Warto również spisać w protokole zdawczo-odbiorczym dokładny stan i numery wszystkich liczników znajdujących się w mieszkaniu – ciepłej i zimnej wody, energii elektrycznej, gazu. Stan wpisany do protokołu powinien odpowiadać stanowi w dniu przekazania mieszkania, ponieważ dzień sporządzenia protokołu jest przeważnie ostatnim dniem kiedy sprzedający lub wynajmujący ponosi opłaty, od dnia następującego po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, opłaty ponosić będzie kupujący lub najemca. Wskazania liczników zawarte w protokole będą również konieczne do rozliczeń z dostawcami mediów do lokalu. Należy zwrócić jednak uwagę, że często jednak firmy dostarczające media mają swoje formularze dostępne w Internecie, na których należy wpisać stan liczników – formularze te należy wówczas dołączyć do protokołu przekazania lokalu.
Warto również zwrócić uwagę, że precyzyjne spisanie wartości liczników będzie zabezpieczało nabywcę lub najemcę lokalu przed koniecznością uiszczenia rachunków za media, za osoby poprzednio zamieszkujące lokal. Jest to szczególnie istotne w kontekście, gdy istnieją duże zaległości za media. Równocześnie spisanie liczników stanowić będzie także zabezpieczenie dla zbywcy lub wynajmującego lokal, będzie on bowiem znał dokładną kwotę, którą będzie zobowiązany opłacić tytułem mediów, a nowy właściciel lub najemca nie będzie mógł wówczas twierdzić, że stan liczników przed przekazaniem wskazywał znacznie mniejsze wartości.
W protokole zdawczo-odbiorczym może również znajdować się informacja na temat liczby kompletów kluczy, które zostaną przekazane wraz ze wskazaniem ich przeznaczenia: do lokalu, garażu, piwnicy, skrzynki pocztowej, drzwi na klatkę schodową, szlabanu, bramy, itd. Do protokołu można również wpisać kod do domofonu oraz dołączyć przekazaną dokumentację techniczną związaną z lokalem, np. instrukcje sprzętów RTV i AGD, karty gwarancyjne, itd.
Komentarz Capital Legal
Celem protokołu zdawczo-odbiorczego jest zabezpieczenie interesów zarówno strony sprzedającej lub wynajmującej lokal, jak i strony kupującej lub najmującej lokal. Protokół powinien zawierać przede wszystkim szczegółowy opis mieszkania wraz z jego wyposażeniem oraz odnosić się do stanów liczników mediów w dniu przekazania lokalu. Dzięki sporządzeniu precyzyjnego protokołu, w sytuacji ewentualnego sporu pomiędzy stronami w zakresie stanu technicznego lokalu, jego wyposażenia lub stanu liczników, strony będą mogły powoływać się na informacje zawarte w protokole. Może pozwolić to na uniknięcie postępowania sądowego lub posłużyć jako dowód w toku procesu.
