W wielu branżach kluczowa jest ścisła i bieżąca kontrola budżetu danego projektu. Tam, gdzie duże przychody są poprzedzone równie dużymi wydatkami, trudno zachować płynność finansową bez trzymania ręki na pulsie, jeśli chodzi o wszelkiego rodzaju faktury i rachunki.
Pomocny dla każdego przedsiębiorcy w takiej sytuacji może być komputerowy system do zarządzania budżetem. Takie oprogramowanie umożliwia wprowadzanie poszczególnych przychodów i rozchodów już w trakcie trwania projektu. Dzięki temu osoby zarządzające budżetem mogą w każdej chwili sprawdzić wykonanie planu i końcowy wynik finansowy.
Kontrola nad przebiegiem projektu w trakcie jego trwania
Tego rodzaju oprogramowanie najczęściej podobne jest do oprogramowania pokroju arkusza kalkulacyjnego, jednak posiada dodatkowe funkcjonalności ułatwiające zarządzanie projektem. Przede wszystkim elektroniczny system do zarządzania budżetem może zapisywać poszczególne wersje budżetu w czasie, co umożliwia porównywanie ich pomiędzy sobą i łatwe śledzenie zmian. Kolejnym narzędziem, które ułatwia prześledzenie sytuacji finansowej projektu w czasie, jest implementowana w systemach do zarządzania budżetem możliwość rozbijania projektu na poszczególne etapy. Dzięki temu można kontrolować wynik finansowy przed jego zakończeniem.
Tego rodzaju systemy mogą być zintegrowane z elektronicznym obiegiem faktur. To pozwala na łączenie konkretnych pozycji w budżecie z odpowiednimi rachunkami, zapisanymi w systemie. W przypadku, kiedy brak jest danej faktury, system również może dać o tym znać osobie odpowiedzialnej za księgowość. Systemy takie mają również możliwość założenia jakiegoś poziomu wydatków lub przychodów w danej kategorii i mogą monitować odpowiednio wcześniej zbliżanie się lub fakt przekroczenia takiego limitu.
Systemy posiadają oczywiście wszelkie potrzebne funkcje matematyczne, więc samodzielnie obliczają odpowiednie sumy i, w przeciwieństwie do zwykłej tabeli na kartce, nie wymagają ręcznego prowadzenia rachunków.
Wgląd do projektu tylko dla uprawnionych
System do zarządzania budżetem pozwala zadbać o to, aby wgląd do niego był możliwy tylko dla osób uprawnionych. Nikt niepowołany nie będzie miał możliwości edycji projektu, zmiany wymagają zwykle zatwierdzenia przez osobę z odpowiednimi pozwoleniami.
Zamiast śledzić wszystkie papierowe faktury, z koniecznością przekazywania ich sobie i każdorazowego informowania wszystkich zainteresowanych przy aktualizacji budżetu, o wiele wygodniejsze jest przechowywanie go w systemie, do którego będą miały dostęp osoby w projekt zaangażowane. Wraz z systemami obiegu faktur i archiwizacji firmy mogą obecnie kompleksowo podchodzić do problemu zarządzania dokumentami. Programiści implementują coraz to nowe rozwiązania ułatwiające pracę całego zespołu, poprzez natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych.
Jeżeli ciężko Ci odseparować poszczególne wpływy i wydatki i utrzymać projekty, które prowadzi Twoja firma w ryzach, warto rozważyć wprowadzenie takiego rozwiązania u siebie. Korzyści płynące z takiego uporządkowania spraw bieżących mogą być zaskakujące.
