Globalizująca się coraz bardziej gospodarka oraz ekspansja polskich przedsiębiorców na rynki zagraniczne powoduje, że pracodawcy coraz częściej stają przed problemem rozliczania delegacji zagranicznych. Wbrew pozorom, problematyka wyliczania kosztów pracowniczych podróży zagranicznych nie jest taka trudna. Zapraszamy do lektury.
Podstawa prawna rozliczenia delegacji zagranicznej
Delegacje zagraniczne, podobnie jak wszelkie inne formalności związane ze stosunkiem pracy posiadają stosowną podstawę prawną. To, w jaki sposób rozliczane są delegacje zagraniczne, a więc wyliczane są należne diety, a także inne przychody delegowanego pracownika, zostało określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Jak sama nazwa wskazuje, ten akt prawny obowiązuje jednak tylko w ramach tych stosunków pracy, które dotyczą pracodawców będących podmiotami sfery budżetowej, zarówno rządowej, jak i samorządowej.
W przypadku pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym kwoty wynikające z ustalonych stawek mogą znacząco różnić się od tych, które należne są zatrudnionym w budżetówce. W sektorze prywatnym to pracodawca ma możliwość samodzielnego ustalania stawek dotyczących rozliczenia delegacji zagranicznej. Uregulowania takie, mogą znaleźć się na przykład w ramach układu zbiorowego pracy, a nawet w zapisach umowy o pracę. Jedynym ograniczeniem w tym zakresie jest norma wynikająca z artykułu 775 Kodeksu pracy, który jasno określa, że żadne zapisy wynikające z unormowań wynikających ze stosunku pracy nie mogą zaniżać diety za dobę podróży poza granicami kraju na poziomie poniżej kwoty z tytułu delegacji odbywanej na obszarze kraju.
Dieta i inne należności związane z rozliczeniem delegacji zagranicznej
Co do zasady, diety należne osobie będącej w delegacji służą pokryciu kosztów wyżywienia, a także innych wydatków związanych z wyjazdem. Istotnym elementem przy ustalaniu wysokości stawki diety jest to, że ustalenia takie wykonuje się na podstawie norm wskazanych dla danego państwa, w którym pracownik będzie wykonywał podstawowe zadanie służbowe. Stawki te, odpowiednie dla każdego kraju są wskazane w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Jasno zatem z tego wynika, że wysokość diety, jest ściśle powiązana z destynacją delegacji.
Wysokość diety przy rozliczeniu delegacji zagranicznej
Wysokość kwoty diety uwzględniana podczas rozliczenia delegacji zagranicznej jest wypadkową czasu spędzonego w poza krajem pomnożonej przez stawkę wskazaną we właściwym rozporządzeniu. Początkiem pobytu w delegacji zagranicznej będzie zatem:
– w przypadku podróżowania za pomocą lądowych środków transportu moment przekroczenia granicy kraju w drodze do miejsca docelowego do momentu przekroczenia granicy kraju w drodze powrotnej,
– w przypadku podróżowania przy wykorzystaniu środków komunikacji lotniczej chwila startu samolotu w drodze do miejsca wykonywania obowiązków służbowych i lądowania w drodze powrotnej,
– w przypadku wykorzystania morskich środków komunikacji moment wyjścia statku w morze z portu polskiego w drodze do miejsca docelowego do momentu wejścia statku do portu polskiego w drodze powrotnej.
Jednocześnie rozliczenie delegacji wykorzystuje się następujące reguły:
– każda pełna doba to dieta w pełnej wysokości,
– za czas do 8 godzin należne jest 30% diety,
– za czas powyżej 8 ale poniżej 12 godzin należne jest 50% diety,
– za czas powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Ponadto w przypadku osób, które będąc w delegacji zagranicznej korzystają z całodziennego, bezpłatnego wyżywienia lub też mają możliwość korzystania z wyżywienia w ramach karty okrętowej należne jest 25% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z częściowego wyżywienia stawka diety jest pomniejszania stopniowo w zależności od ilości i typu posiłku, i tak:
– za śniadanie -15% diety,
– za obiad – 30 % diety,
– za kolację – 30% diety,
– pokrycie innych wydatków to 25% diety.
Rozliczenie delegacji zagranicznej w przypadku wypadku
W przypadku, kiedy w toku wyjazdu służbowego pracownik ulegnie wypadkowi i w następstwie tego hospitalizacji, za każdy dzień pobytu w szpitalu należne jest 25% diety. Ponadto rozliczenie delegacji zagranicznej obejmuje zwrot poświadczonych dokumentami kosztów leczenia oraz wydatków poniesionych na leki. Wyjątkami od tej reguły są te leki, których nabycie nie było konieczne oraz zabiegi takie, jak chirurgia plastyczna, kosmetyka, czy też zakup protez lub okularów.
Trzeba przy tym pamiętać, że środek transportu, którym będzie poruszał się pracownik zostaje określony przez pracodawcę. W przypadku złożenia przez osobę delegowaną odpowiedniego wniosku, możliwe jest wykorzystanie samochody prywatnego do odbycia podróży służbowej. W takiej sytuacji, zwrot kosztów podróży wyliczany jest na podstawie norm za jeden kilometr przebiegu według wskazań z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.
Rozliczenie delegacji zagranicznej wykonywane są w walutach obcych właściwych dla kraju odbywania obowiązków służbowych. W przypadku wypłaty kwoty diety w walucie polskiej, należy brać pod uwagę kurs dewiz z dnia poprzedniego.
