Profesjonalne biuro księgowe to w dzisiejszych realiach nowoczesnych technologii doskonały specjalista oraz oprogramowanie, które codziennie wspiera jego pracę. Wybór odpowiedniego oprogramowania to czynnik, który decyduje o komforcie codziennej pracy. Wpływa również w sposób znaczący na wydajność pracy, a co zatem idzie na potencjalne dochody. Czym kierować się przy wyborze oprogramowania?
Każdy księgowy ma swoje preferencje, jednak zdecydowana większość docenia elementy, które są standardem w nowoczesnym oprogramowaniu jak automatyzacja procesów oraz możliwość rozliczania klientów z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu.
Automatyzacja codziennej pracy to przede wszystkim sprawna obróbka przesłanych przez klientów dokumentów w formie elektronicznej oraz generowanych w systemie. Większość przedsiębiorców docenia takie rozwiązania, a dodatkowo są one błogosławieństwem dla księgowych. Mogą bowiem wykorzystać oprogramowanie przetwarzające dokumenty przez OCR. W rezultacie pierwsza obróbka ogranicza się jedynie do sprawdzenia poprawności zaczytanych danych.
Niezależnie od wielkości biura księgowego kluczowym aspektem współpracy z klientem jest sprawna i wygodna dla klienta komunikacja. Biorąc to pod uwagę warto rozważyć oprogramowanie online, które pozwala na zakładanie klientom subkont. To systemy pozwalające chociażby na masowe przesyłania komunikatów dla klientów, czy prowadzenie dwustronnej komunikacji. Klient po zalogowaniu może skorzystać z funkcji czatu oraz załączyć dokumenty, a całość zostanie obsłużona przez w pełni bezpieczną skrzynkę systemu. Innym atutem onlinowego oprogramowania jest stały dostęp klienta do KPiR oraz rejestrów vat co oznacza, że bez angażowania biura rachunkowego może samodzielnie wygenerować dokumenty niezbędne do wniosku kredytowego czy leasingowego.
Innym kluczowym aspektem systemów onlinowych jest bezpieczeństwo danych, a te każde biuro rachunkowe przetwarza wielkie ilości. Od czasów wejścia w życie przepisów związanych z RODO wszelkie dane wrażliwe są oczkiem w głowie każdego księgowego. Dobre oprogramowanie to także możliwość generowania imiennych raportów na temat ochrony danych konkretnych osób, w których znajdziemy np. daty wprowadzenia do systemu, źródła danych, odbiorców danych oraz zapisane sprzeciwy zgłoszone przez osoby, której dane dotyczą.
Wśród aspektów, przez które należy oceniać oprogramowanie dla biur rachunkowych, jest miedzy innymi łatwe tworzenie kopii zapasowych. Prym wiodą tu właśnie dostawcy systemów księgowych online, którzy ten obowiązek biorą na siebie oszczędzając czas swoich klientów i gwarantując bezpieczeństwo danych bez dodatkowych kosztów z tego wynikających.
Ważnym aspektem bezpiecznego oprogramowania dla biura księgowego jest także możliwość kontrolowania dostępu do danych z wykorzystaniem haseł. Wiele z nich zapewnia nawet dwuetapowy proces dostępu do danych. Poza własnym hasłem oferują również potwierdzanie zgody na dostęp poprzez kody sms.
Czynników, które należy brać pod uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania jest wiele lecz to bezpieczeństwo oraz wygoda księgowej i jej klienta to podstawa, od której warto rozpocząć research, do którego serdecznie zachęcamy.
