Czas pracy kierowcy musi być w pełni udokumentowany w całości, a jego brak skutkuje sankcjami zarówno dla kierowcy, jak i dla przedsiębiorstwa. Jak dokumentować aktywność kierowcy?
Aktywność w danej dobie
Kierowca musi mieć udokumentowane pełne 24 godziny aktywności w dobie. Zazwyczaj po zakończonym dniu pracy wyciąga wykresówkę z tachografu, a urządzenie przestaje rejestrować jego aktywność w tym czasie. Zgodnie z art. 15 ust. 2 Rozporządzenia EWG 3821/85, jeżeli kierowca oddala się od pojazdu i nie jest w stanie używać zainstalowanych w nim urządzeń rejestrujących, nie zwalnia go to z obowiązku należytego dokumentowania. Jeżeli pojazd wyposażony jest w tachograf analogowy, wprowadza ręcznie lub w drodze automatycznej rejestracji na wykresówkę okres przerwy. W przypadku tachografu cyfrowego operacji dokonuje ręcznie, za pomocą funkcji wprowadzania danych. W ten sposób dokumentuje się nie tylko przerwę w pracy, ale także okresy pracy innej, okresy gotowości i okresy dziennego odpoczynku. Za naruszenie tego obowiązku grozi sankcja przewidziana w załączniku nr 1 do ustawy o transporcie drogowym. Za każdy dzień niepełnego dokumentowania aktywności kierowcy grozi mandat w wysokości 100 zł.
Dokumentowanie nieprowadzenia pojazdu
Fakt nieprowadzenia pojazdu również musi zostać udokumentowany. Zgodnie z art. 31 Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, ci muszą przedłożyć organom kontrolującym zaświadczenie potwierdzające nieprowadzenie pojazdu, nazywane potocznie „urlopówką”. Oznacza to, że kierowca musi posiadać dokumentację poprzednich 28 dni. Mogą one być udokumentowane na wykresówkach, karcie kierowcy oraz w formie zaświadczenia o działalności. Wystawia je przedsiębiorca zatrudniający kierowcę. Zaświadczenie dotyczy nie tylko urlopu, ale także okresów zwolnienia lekarskiego oraz wykonywania innej pracy. Zaświadczenie wystawia się elektronicznie na druku formularza. Przed wręczeniem go kierowcy pracodawca zobowiązany jest do złożenia na nim podpisu.
Obowiązek rejestracji dnia pracy kierowcy a system monitorowania floty
W przypadku braku pełnego udokumentowania aktywności dobowej przedsiębiorca zapłaci karę w wysokości 300 zł za każdą dobę. Brak ciągłości danych danego kierowcy oznacza z kolei karę dla przedsiębiorcy w wysokości 500 zł. Dlatego w interesie przedsiębiorcy jest, by dokumentacja była prowadzona prawidłowo. Zajmuje to wiele czasu, dlatego warto skorzystać z usług outsourcingu. Ogólnopolskie Centrum Rozliczania Kierowców – ocrk.pl świadczy usługi z zakresu analizy czasu pracy kierowcy i jego rozliczania. Dla firmy transportowej jest to ogromne ułatwienie, gdyż może zająć się wyłącznie transportami. Wszystkie kwestie związane z pracą kierowcy przejmie specjalistyczna firma.
Dzięki współpracy z zewnętrzną firmą zajmującą się telematyką transportu rozliczanie czasu pracy kierowcy przestaje być problemem. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w artykule pt.: „System monitorowania floty: dlaczego kontrolowanie czasu pracy kierowców leży w gestii przedsiębiorcy transportowego”.
