Przedsiębiorcy zarówno małych jak i większych firm coraz częściej decydują się na współpracę z biurem rachunkowym. Kompetencje owych specjalistów sprawiają, że z właścicieli schodzi większość znaczących obowiązków, które głównie dotyczą rozliczeń. Poza tym nie musimy sprawdzać aktualności czy śledzić zmian związanych głównie z rozporządzeniami, urzędami i innymi organami. Jeśli jesteś zdecydowany, by skorzystać z ich usług, ale nie do końca wiesz na co zwrócić uwagę podczas ostatecznego wyboru to poniżej znajdziesz wskazówki, którymi możesz się kierować.
1. Świadectwo kwalifikacyjne.
Widnieje także pod innym hasłem jako Certyfikat kwalifikacyjny. Jest on przyznawany na konkretną osobę przez Ministerstwo Finansów. Dokument ten uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jego posiadaczy może sprawdzić każdy z nas na stronie www.cik.org.pl. Warto nadmienić, że praktycznie każde biuro rachunkowe ma wywieszone je na ścianie w ramce, dzięki czemu od razu możemy być spokojni o kwalifikacje osób tam pracujących.
2. Zakres usług biura rachunkowego.
Zanim podejmiemy ostateczną decyzję warto się zainteresować jakiego rodzaju usługi nas interesują. Biura rachunkowe w większości przypadków oferują nam naprawdę szeroki zakres pomocy. Niekiedy mają one gotowe pakiety – dzięki nim możemy się dowiedzieć czego możemy oczekiwać w ich ramach i za jaką cenę. Zazwyczaj jest to usługa rachunkowości podatkowej czy rozliczenia kadr i płac. Jednak właścicieli firm coraz częściej interesuje także zarządzanie i doradztwo.
3. Ubezpieczenie OC.
Mało kto zdaje sobie z nas sprawę, ale od 2004 roku każde biuro rachunkowe musi posiadać polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej. Oczywiście mile widziane jest posiadanie przez nie rozszerzonego ubezpieczenia np. od utraty dokumentów. Pomyłki są tu bardzo rzadkie, ale niestety mogą się zdarzyć. Jeśli bardzo zależy nam na naszym bezpieczeństwie możemy dodatkowo sprawdzić ważność owej polisy i wysokość kwoty ubezpieczenia.
4. Ochrona danych.
Warto zwrócić uwagę jak będą chronione nasze dane osobowe. Ustawa z 2015 roku o ochronie danych osobowych nakazuje także biurom rachunkowym do dostosowania się do zawartych tam wymagań. Wszystkie informacje powinny być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane.
5. Przekazywanie dokumentów.
Być może obecnie nie stanowi dla nas problemu, by co miesiąc odwiedzać biuro rachunkowe w celu przekazania dokumentów. Ale w miarę czasu i rozwoju naszej firmy możemy mieć coraz mniej wolnego czasu. Wtedy to najlepszym rozwiązaniem byłoby dostarczanie niezbędnych pism przez Internet. Biura rachunkowe coraz częściej stosują tę metodę, ponieważ oryginały potrzebne są jedynie raz na jakiś czas. Jest to zatem bardzo korzystne rozwiązanie dla każdej ze stron.
6. Doświadczenie.
Nie da się ukryć, że każdemu z nas będzie zależało na tym, by nasze sprawy były prowadzone przez doświadczonych specjalistów. To ile lat działa dane biuro rachunkowe na rynku może przełożyć się na szybsze rozwiązanie naszych problemów. To z pewnością jeden z najważniejszych czynników, na który warto zwrócić uwagę podczas ostatecznego wyboru.
7. Przechowywanie dokumentów.
To kwestia niezwykle ważna dla większości klientów biura rachunkowego. Chodzi dokładnie o to, że podpisując umowę zobowiązujemy się do przekazywania dokumentów, które są przechowywane właśnie przez biuro. Dodatkowo dajemy mu pełnomocnictwo – dzięki temu naprawdę dużo zyskujemy. Poprzez takie działania nie musimy np. przygotowywać się do kontroli z Urzędem Skarbowym, ponieważ będzie to należało do obowiązków biura rachunkowego, które w razie potrzeby będzie składało należyte dokumenty czy wyjaśnienia. Dzięki temu możemy zaoszczędzić dużo czasu, ale przede wszystkim stresu związanego z taką wizytacją.
8. Cena usługi.
Oszczędności w firmie są ważne, ale nie zawsze należy na wszystkim je niwelować. A już z pewnością w przypadku rozliczeń. Mimo to wybierając biuro rachunkowe możemy liczyć na atrakcyjne ceny. Zanim jednak będziemy wiedzieli jakie będą to kwoty musimy wybrać interesujący nas pakiet. Nie w każdym przypadku należy korzystać ze wszystkich usług, które oferują nam biura rachunkowe. Po określeniu naszych wymagań możemy dodatkowo negocjować cenę. Nie zapominajmy, że nie musimy decydować się na pierwszą lepszą ofertę. Warto wybrać co najmniej kilka z nich, a następnie umówić się na spotkanie lub po prostu zadzwonić.
PODSUMOWANIE
Jak widać wybór najlepszego dla nas biura rachunkowego to nie taki szybki proces. Warto wcześniej zainteresować się powyżej podanymi kwestiami, by znacząco ułatwić prowadzenie firmy i jednocześnie zabezpieczyć się na przyszłość. Cena usługi nie powinna stanowić dla nas najważniejszego kryterium. Choć wydatki są ważne to zwracajmy uwagę przede wszystkim na doświadczenie czy zakres usług biura rachunkowego. To pozwoli nam na owocną i długotrwałą współpracę.
