Jak wybrać biuro rachunkowe?

Zlecanie prowadzenia księgowości poprzez zewnętrzne firmy jest coraz popularniejsze. Przede wszystkim jest to znacznie tańsza usługa, niż tworzenie działu księgowości, szczególnie dla osób, które w biznesie stawiają dopiero pierwsze kroki. Często właściciele małych firm nie tylko nie mają zdolności, ale i czasu, żeby odpowiednio prowadzić swoją księgowość. To trudne zadanie, a dodatkowo może przysporzyć wiele kłopotów, jeśli zostanie nieodpowiednio wykonane.

Gdzie szukać?

Decydując się na wybranie jakiegoś biura rachunkowego, najlepiej sprawdzić opinie o takich placówkach wśród najbliższych znajomych. Oczywiście, może być tak, że te poszukiwania zdadzą się na nic i będzie trzeba wziąć sprawy w swoje ręce. Wtedy nie zostaje nic innego, niż wybrać biuro z morza możliwości jakie zaoferuje internet. Jedne będą kusiły ceną, inne zapewnią nawet kilka pierwszych miesięcy pracy za darmo. To nie zawsze najważniejszy czynnik, którym powinniśmy się kierować. Przede wszystkim trzeba poprosić o przedstawienie odpowiednich uprawnień i certyfikatów, które udowodnią, że biuro jest prowadzone przez profesjonalistów – w końcu podaje się im wiele informacji, które są kluczowe dla działania firmy.

Niezbędne szczegóły

Wbrew pozorom, dla niektórych mało ważne elementy, mogą okazać się kluczowe w sytuacjach awaryjnych. W jakich godzinach jest dla Ciebie dostępne biuro rachunkowe? Wiele spotkań biznesowych odbywa się wieczorami lub w weekendy. Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować porady od swojego księgowego, więc elastyczność godzin w jakich pracuje, może się okazać dla Ciebie zbawienna. Tak samo jak dostępność do dokumentacji. Kilka miesięcy temu przekazałeś do biura fakturę, której teraz bardzo potrzebujesz? Sprawdź jak szybko będziesz mógł ją odzyskać. Nowoczesne biura skanują wszystkie dokumenty, dzięki czemu ich zgubienie jest niemalże niemożliwe. Sprawdź też, w jaki sposób będziesz się komunikował ze swoim księgowym. Czasami wymagany jest kontakt osobisty, ale dla zabieganych, wygodniejsze będzie biuro, któremu dokumenty można przekazywać poprzez kuriera lub mailowo.

Do kogo należy odpowiedzialność?

Zlecenie księgowości zewnętrznej firmie nie oznacza, że pracodawca automatycznie przestaje być odpowiedzialny za ewentualne błędy przed fiskusem. Na szczęście istnieją sumy gwarancyjne, które zabezpieczają przedsiębiorcę przed poniesieniem strat. Im są wyższe tym wyższa kwota polisy OC, czyli przy poniesieniu ewentualnych szkód istnieje duża szansa na to, że zdoła ona pokryć wszystkie żądania skarbówki. Najczęściej biura rachunkowe, które oferują niskie ceny usług księgowych, nie zabezpieczają się odpowiednio wysokim ubezpieczeniem, a ich zakres odpowiedzialności znacznie spada.

Oczywiście nie bez znaczenia jest opinia, jaka krąży na temat wybranego przez nas biura. Na te, które pojawiają się w internecie należy uważać, czasami piszą je sami właściciele biura, a czasami zazdrosna konkurencja. Sam staż, czyli to jak długo dana firma jest obecna na rynku może wiele o niej powiedzieć. To co prawda nie znaczy, że z góry powinno się odrzucać młode biura rachunkowe. Te mogą cechować się nowoczesnymi rozwiązaniami, które ułatwią prowadzenie ewidencji wydatków i przychodów, a także znacząco zmniejszą prawdopodobieństwo popełnienia błędu.