Nierzadko przedsiębiorcy, chcąc podtrzymać dobre relacje ze swoimi klientami, decydują się na wysyłanie kart z życzeniami – z okazji imienin, urodzin, a także świąt Bożego Narodzenia. Czy jednak wysyłanie do konsumentów kartek imieninowych i urodzinowych nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych? Analizując to zagadnienie skorzystaliśmy z komentarzy prawników z kancelarii adwokackiej Grzybkowski Guzek Jackowski.
Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację: firma X zamierza wysłać do nabywców swoich usług bądź produktów kartki z życzeniami urodzinowymi oraz imieninowymi. Dane dotyczące daty urodzin nadawca zamierza uzyskiwać z z numerów PESEL, które klienci udostępniają spółce. Daty imienin natomiast są powszechnie dostępne.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku firmę X możemy uznawać za osobę prawną przetwarzającą dane w związku z działalnością zawodową.
Dane osobowe to w skrócie wszelkie informacje, za których pomocą możemy ustalić ich tożsamość osób. Zaliczamy do tego wszelkie numery identyfikacyjne (w tym numer PESEL), adresy zamieszkania czy też adresy prowadzenia działalności gospodarczej.
Do przetwarzania danych osobowych zalicza się natomiast gromadzenie ich, utrwalanie lub przechowywanie, a nawet usuwanie. Bardzo często do administrowania takimi danymi używa się dedykowanych systemów informatycznych.
W związku z definicjami zawartymi w ustawie firma X chcąc wysłać do swoich kontrahentów kartki zawierające życzenia imieninowe bądź urodzinowe będzie zmuszona przetworzyć dane osobowe adresatów tej korespondencji, podkreślają prawnicy z kancelarii adwokackiej Grzybkowski Guzek Jackowski z Poznania.
Ważną kwestią jest też osoba administratora danych osobowych, czyli osoby bądź instytucji, który zajmuje się przetwarzaniem danych. W powyższej sytuacji takim podmiotem jest po prostu firma X Sp. z o.o. W związku z ustawą, administrator danych osobowych może przetwarzać dane (czyli w tym przypadku numer PESEL oraz adres zamieszkania) wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Drugim warunkiem jest wykorzystanie danych osobowych do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów przedsiębiorstwa. Jako przykład może posłużyć kampania marketingowa czy dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
Biorąc pod uwagę powyższe warunki wysyłanie kartek zawierających jedynie okolicznościowe życzenia nie będzie można zakwalifikować jako prawnie usprawiedliwiony cel działalności firmy X Sp. z o.o. Konieczne będzie uzyskanie zgody adresata.
Aby uniknąć trudnego procesu uzyskania zgody adresata, firma X mogłaby do kartek imieninowych/urodzinowych dołączać ulotkę ze swoją ofertą. Tym samym byłaby to korespondencja zgodna z działaniami statutowymi firmy, które nie wymagałyby zgody na przetwarzanie danych.
Nie można jednak zagwarantować, że i takie działanie nie zostałoby zakwalifikowane przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych jako usprawiedliwiony cel działalności przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, iż podstawowe dane człowieka są jego dobrem osobistym, ale jednocześnie też dobrem powszechnym, ponieważ istnieje publiczna zgoda na posługiwanie się nimi w życiu społecznym.
Należy zaznaczyć, że każdej osobie przysługuje prawo do sprzeciwu, gdy administrator zamierza przetwarzać jego dane osobowe. Po otrzymaniu takiego sprzeciwu wysyłanie takich korespondencji jest niedopuszczalne.
