Każda firma ma na co dzień do czynienia z danymi osobowymi, których wyciek wiąże się z poważnym ryzykiem reputacyjnym i konsekwencjami prawnymi. Dane osobowe są bardzo wartościowe, ich przechwycenie może mieć wpływ na straty finansowe, komfort życia, a nawet bezpieczeństwo osoby poszkodowanej.
Rzetelne zabezpieczanie archiwizowanej dokumentacji
Odpowiedni sposób archiwizacji jest niezmiernie ważnym elementem zabezpieczania danych przed wyciekami. Niektóre dokumenty objęte są obowiązkiem długiego okresu przechowywania. Z punktu widzenia bezpieczeństwa danych to nawet 50 lat ryzyka i w przeszłości nietrudno było o incydenty z tym związane. Według raportów, ponad 30% zgłoszonych wycieków danych dotyczyło dokumentacji papierowej. Z tego powodu w 2019 doszło do nowelizacji Kodeksu Pracy, w tym skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz uznanie równoważności dokumentacji elektronicznej z papierową.
Jednak nawet w dobie cyfryzacji nie zawsze jest możliwe całkowite wykluczenie dokumentacji papierowej. W takim przypadku należy odnieść się do dość swobodnych zasad postępowania wyznaczonych przez dyrektywę RODO. Wymogi, które musi spełnić pracodawca to m.in. weryfikacja ryzyka, nadawanie identyfikatorów i uprawnień, raportowanie o bieżącym dostępie osób upoważnionych czy zapewnienie środków mitygujących ryzyko dostępu osób trzecich.
Narzędzia archiwizujące
Z punktu widzenia RODO niezwykle ważne jest dokładne uprzątnięcie obszaru pracy, by żadne dane nie zalegały ani chwili dłużej niż to niezbędne.
Podpisane oryginały oraz ważne kopie dokumentów trafiają więc do szaf pancernych, do indywidualnych segregatorów. By zmniejszyć ryzyko wycieku danych segregatory powinny być na bieżąco porządkowane. W razie dużych zmian, warto sięgnąć po klipsy archiwizacyjne, które skracają czas pracy i pozwalają uniknąć ręcznego sortowania dokumentów. Zbędne kopie natomiast trafiają do certyfikowanych niszczarek. Należy przy tym pamiętać, że żadne dane osobowe nie powinny znaleźć się w koszu na śmieci.
